2012

Madame X a saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 octobre 2012, à la suite du refus opposé par le maire de Nogent-sur-Marne à sa demande de communication, de préférence par voie électronique, du contrat d’affermage relatif à l’exploitation du centre nautique liant la société Vert Marine à la commune, sachant que le maire l’a informé ne pas détenir le contrat sous la forme demandée et l’invite à venir le consulter.

La commission relève, à titre liminaire, que le différend dont elle est saisie ne porte pas sur la communicabilité des documents sollicités mais sur les modalités de leur communication.

Après avoir pris connaissance de la réponse du maire de Nogent-sur-Marne à la demande qui lui a été adressée, la commission rappelle qu’en vertu de l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l’accès aux documents administratifs s’exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document.
La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier.

La commission invite donc la demanderesse à se rapprocher de l’administration, qui lui a d’ores et déjà proposé de consulter sur place le document demandé, soit pour convenir d’un rendez-vous pour cette consultation, soit pour demander une copie sur papier de ce document moyennant le paiement, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi dont le montant devra être porté préalablement à sa connaissance. L’intéressée pourra également, lors de la consultation, demander copie des seuls éléments qu’elle aura sélectionnés.

La commission émet un avis favorable à la communication du document sollicité suivant ces modalités.